Cách Thiết Lập Mối Quan Hệ Thành Công Giữa Công Tác Hậu Cần và Chương Trình Khuyến Mãi

Chương trình khuyến mãi thường được thực hiện thông qua các phương pháp marketing hiệu quả để thu hút khách hàng tiềm năng đồng thời duy trì khách hàng hiện có, thử nghiệm sản phẩm mới và phản ứng nhanh nhạy trước sự thay đổi của nhu cầu thị trường. Hơn nữa, các chương trình khuyến mãi không dừng lại ở việc cung cấp bộ nhận dạng thương hiệu mà còn mang đến cho các nhà tiếp thị cũng như bộ phận phát triển sản phẩm và cả người bán một khoảng không gian để lao động sáng tạo.Những sản phẩm đặc biệt và sản phẩm khuyến mãi có thể giúp xây dựng giá trị thương hiệu, nhưng việc thực hiện chương trình khuyến mãi lại không dễ dàng như người ta vẫn nghĩ, đặc biệt là tính toán thế nào để thỏa mãn các yêu cầu  trong  quản lý chuỗi cung ứng như thực hiện và phân phối.

Công tác logistics có hiệu quả hay không là nhờ vào mạng lưới phân phối đáng tin cậy và ước tính được thông qua quá trình phân tích tỉ mẩn. Tuy nhiên, các chương trình khuyến mãi có thể phá vỡ mô hình tính toán này vì chúng làm cho khả năng dự đoán của mô hình kém đi dẫn đến yêu cầu luân chuyển hàng hóa nhiều hơn bình thường. Các chương trình khuyến mãi còn có thể là giới hạn cung ứng sản phẩm ở những địa điểm mới đối với những sản phẩm hoặc nguyên vật liệu có vòng đời ngắn, các nhà cung cấp ở khu vực mới, bao bì mới và yêu cầu phương thức vận tải mới. Có lẽ, nếu chương trình khuyến mãi không dự đoán như bình thường thì cũng sẽ dự đoán nhiều hơn, do vậy, sự chu đáo tối đa trong quá trình thực hiện công tác logistics đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện chương trình khuyến mãi.

 Kế hoạch là chìa khóa để xúc tiến thương mại thành công.

 Để duy trì việc thực hiện và có được quy trình phân phối thật hiệu quả trong suốt thời kỳ khuyến mãi thì các chuyên gia logistics phải làm việc thật chặt chẽ với đội ngũ marketing ngay khi họ dự định phát triển các chiến dịch mới. Nếu không hợp tác từ, một dự án tiềm năng có nguy cơ trở nên rối rắm bởi sự phức tạp cũng như tác động của những sự việc không lường trước được.

 Vào cuối mỗi ngày, các nhà quản trị logistics vừa phải nhận được nguyên nhiên vật liệu đầu vào cho cơ sở chế biến và sản phẩm tiêu dùng đầu ra cho khách hàng . Nếu chương trình quảng bá sản phẩm được coi là thành công chỉ khi sản phẩm bán ra thật mới mẻ, đẹp mắt, hấp dẫn người nhìn và không bị hư hại thì công tác logistics để đạt được thành tựu lại cần nhiều hơn thế. Để tối đa hóa ảnh hưởng của khâu cuối cùng và gia tăng lợi nhuận tài chính từ các chương trình khuyến mãi, những người chịu trách nhiệm cho các chuỗi cung ứng cần quản lý hiệu quả chi phí và hiệu quả trong quá trình làm hàng và phân phối đến giao hàng và vận chuyển. Logistics cần phải cung cấp cho các nhà tiếp thị thông tin về tính khả dụng, những thách thức tiềm năng và những cạm bẫy cho mỗi chương trình khuyến mãi, cũng như cái nhìn sâu sắc về kế hoạch phân phối và giá cả. Điều này chỉ có thể thực hiện thành công nếu các nhà quản lý logistics tham gia vào quá trình lập kế hoạch.

 Ví dụ, nếu một chương trình quảng bá đòi hỏi một nguyên vật liệu mới lúc đó, bộ phận marketing  phải phối hợp chặt chẽ với bộ phận thu mua để xác định nơi mà họ có thể mua được hàng và giá cả ra sao, nhưng họ có thể quên công việc của bộ phận logistics là đảm bảo mạng lưới phân phối hiện tại có khả năng cung cấp các nguyên vật liệu đó từ hôm nay cho cơ sở sản xuất. Thậm chí nếu các nguyên vật liệu có sẵn, nhà cung cấp dịch vụ logistics phải đảm bảo các mặt hàng có thể dễ dàng được vận chuyển đến đúng chỗ, bảo đảm tuân theo luật vận chuyển, và thông qua các đối tác phân phối. Nguyên liệu mới có thể được yêu cầu bảo quản đặc biệt hoặc có thời hạn sử dụng ngắn cần vận chuyển nhanh. Ví dụ như, bạn không thể nhất thiết phải thêm rau chân vịt vào để trong chuyến giao hàng hóa hàng tuần từ California đến Bờ Tây, nếu hàng hoá được vận chuyển hiện tại chủ yếu là thành phần khô với hạn sử dụng còn dài. Điều đó không có nghĩa là nó không thể được thực hiện, nhưng đúng hơn là những cân nhắc cần phải được thực hiện, và lưu ý đến chi phí đánh giá. Khi dự án thực hiện đến khâu cuối cùng của chương trình quảng bá, người ta thường nghĩ tới chi phí logistics như cứu cánh cuối cùng. Một thách thức tương tự có thể xảy ra với hàng hóa là phụ kiện điện tử có yêu cầu xử lý cụ thể, hoặc thực phẩm đòi hỏi phải vận chuyển lạnh so với việc vận chuyển xe tải đông lạnh thông thường.

Ví dụ cực đoan hơn, công tác logistics có thể phải đối mặt với việc vận chuyển hàng hóa từ khu vực địa lý mới khi đó, nhất thiết phải tìm đến các đối tác phân phối mới, quy trình đảm bảo chất lượng mới và thậm chí cả quản lý hải quan mới.

Công tác logistics càng sớm được đưa vào kế hoạch thảo luận để biết rõ những gì phải gánh vác, những nơi mà họ cần đến, thời điểm họ cần đi thì chương trình quảng bá sẽ đi từ ý nghĩ đến hành động thực tế càng sớm hơn

Thực hiện chương trình khuyến mại

Giai đoạn lập kế hoạch chỉ là sự khởi đầu bởi vì khi tiến hành chương trình quảng bá, công tác logistics sẽ phải đảm bảo rằng các quy trình được thực hiện một cách hoàn hảo. Đội ngũ logistics phải phối hợp với các đối tác phân phối sản phẩm để đảm bảo hàng hóa, nguyên phụ liệu được đến như đã cam kết. Tuy nhiên, công tác logistics cần tính toán nhiều hơn thế, bởi lẽ hòa nhập là một bước rất quan trọng trong việc lập kế hoạch, giao tiếp cởi mở giữa bộ phận logistics, các chuyên gia marketing và nhu cầu toàn bộ chuỗi cung ứng để tiếp tục trong suốt quá trình thực hiện chương trình khuyến mãi. Các nhà cung cấp và các đối tác logistics cần phải có tầm nhìn để cung cấp dữ liệu đảm bảo họ đã sẵn sàng để xử lý khối lượng công việc dự kiến. Họ cần phải chắc chắn rằng họ có khả năng sẵn sàng đáp ứng các nhu cầu quảng bá. Và họ cần  phản ứng với các khuyến mãi như nó cách mà nó đã phát triển. Các chương trình khuyến mãi là những động vật hiếu động và khiến nhiều tình huống có thể xảy ra, chẳng hạn như:

Một quảng cáo không thành công như mong đợi, bộ phận logistics cần phải xác định các cách để cắt giảm chi phí phân phối hoặc xác định các tuyến đường mới để có được sản phẩm từ điểm A đến điểm B. Nếu mùa đông chỉ có một số nơi trở lạnh, điều này tác động tiêu cực đến việc xúc tiến thương mại quần áo mùa đông, công tác logistics có thể phải tìm kiếm sản phẩm thay thế hoặc tìm địa điểm khác có mùa đông trở lạnh và thậm chí là cả các nơi khác trên thế giới.

• A promotion may experience a high level of success in certain geographies, and less in others meaning that the initial distribution plans need to be readjusted.  As an example, a hot summer on one coast and wet one on another could impact the success of a frozen-food promotion. 
• Chương trình khuyến mãi có thể thành công hơn nhiều so với dự kiến và điều sau cùng là cần phải có cửa hàng, nhà hàng hoặc cửa hàng bán lẻ thông báo cho khách hàng biết rằng họ đã không còn thực hiện chương trinh khuyến mãi gần nhất. Công tác Logisticcs cần phải vận chuyển những nguyên liệu thô nhiều hơn so với hàng hóa dự kiến và nhiều hàng hóa được hoàn thiện hơn.
• Chương trình khuyến mãi có thể thành công vang dội trong một khu vực nhất định và ít hơn ở những nơi khác, điều này đồng nghĩa với việc các kế hoạch phân phối ban đầu phải được điều chỉnh lại. Ví dụ như, mùa hè nóng bức trên bờ biên và một mùa hè mát mẻ có thể tác động đến sự thành công của một chiến dịch quảng bá thực phẩm đông lạnh  

Mặc dù thực hiện một chương trình khuyến mãi có thể khó dự đoán hơn so với các hoạt động kinh doanh thông thường, tuy nhiên sự kết hợp chặt chẽ ngay từ đầu của bộ phận marketing và bộ phận logistics có thể đảm bảo chương trình khuyến mãi ước đoán và nhận thấy tiềm năng kinh doanh của họ. Và bằng cách duy trì thông tin liên lạc và hội nhập trong suốt chương trình khuyến mãi, đảm bảo rằng tất cả mọi người đang tìm kiếm các dữ liệu tương tự và phản ứng phù hợp, bộ phận logistics có thể trở thành một cầu thủ chiến lược trong việc đảm bảo rằng chương trình khuyến mãi không chỉ chạy tốt, mà còn cung cấp các dự đoán về kết quả tài chính.